Offerte maken als zzp'er: wat erin hoort en hoe je opvolgt
Je hebt met een mogelijke klant gesproken en hij vraagt om een offerte. Je vraagt ChatGPT om een tekst en krijgt er een die bij elk bedrijf had gepast.
Kort antwoord
Een goede offerte zegt wat je levert, wat het kost en tot wanneer hij geldt. Beschrijf het werk als resultaat voor je klant. Noem per onderdeel wat je levert en wat het kost. Plan bij het versturen al een korte opvolgmail die naar het gesprek verwijst.
Keepstone geeft je AI je tarieven, je voorwaarden en je stem vooraf mee.
Wat hoort er in een offerte?
Alles wat je klant nodig heeft om te beslissen. De KVK noemt bijvoorbeeld: je bedrijfsgegevens, de gegevens van je klant, de datum en het nummer van de offerte, een samenvatting van het werk, je tarief of projectprijs, de geldigheidsduur, afspraken over een aanbetaling en een verwijzing naar je algemene voorwaarden (KVK, Stappenplan offerte maken).
De KVK noemt dit voorbeelden, geen verplichte inhoud.
Hoe lang is een offerte geldig?
Er is geen standaardduur. De KVK adviseert daarom altijd een geldigheidsdatum te noemen (KVK, Hoe maak je een goede offerte? 9 tips).
Hoe schrijf je een offerte die je klant begrijpt?
Vier stappen.
- Leg de vraag vast. Schrijf op wat je klant wil, in zijn eigen woorden. Volgens de KVK is de beste offerte niet de mooiste. Het is de offerte die laat zien dat je de vraag begrijpt.
- Beschrijf het werk als resultaat. "Foto's waarmee bezoekers meteen zien wie er bij het bedrijf werken" zegt meer dan "professionele fotografie".
- Verdeel de prijs in onderdelen. De KVK adviseert per onderdeel een prijs te noemen.
- Zet betaling en geldigheid erbij. En hoe je klant akkoord geeft.
Wanneer en hoe volg je een offerte op?
De KVK adviseert zelf contact op te nemen als je geen reactie krijgt. De KVK noemt geen termijn. Een paar dagen na het versturen is een vuistregel van deze gids, geen KVK-advies. Verwijs in de opvolgmail naar het gesprek en naar de geldigheidsdatum, en stel één kleine vraag.
Voorbeeld: dezelfde offerte en opvolgmail zonder en met context
Maarten Hofstra is zelfstandig bedrijfsfotograaf in Zwolle (verzonnen voorbeeld). Een aannemersbedrijf met 25 medewerkers laat een nieuwe website maken. De eigenaar vraagt na het eerste gesprek om een offerte voor teamportretten en projectfoto's.
De vier teksten zijn geschreven ter illustratie en zijn geen opgeslagen AI-antwoorden. Bedragen, aantallen en data zijn verzonnen.
Offerte zonder context. Maarten vraagt zijn AI om een offerte voor foto's. Zonder context kan die er zo uitzien:
Geachte heer/mevrouw,
Hartelijk dank voor uw interesse. Graag maak ik u een offerte voor professionele fotografie tegen een eerlijke prijs. De prijs hangt af van uw wensen. Ik hoor graag van u.
Met vriendelijke groet, Maarten Hofstra
Offerte met context. Dezelfde vraag, maar de AI kent Maartens pakketten, tarieven, voorwaarden en stem. Maarten geeft alleen het gesprek mee:
Onderwerp: Offerte teamportretten en projectfoto's voor jullie nieuwe website
Goedemiddag [naam],
Na ons gesprek van [datum] stuur ik je de offerte. Jullie website gaat in december live en jullie willen daarvoor echte foto's van het team en van gebouwde projecten.
Pakket Team: portretten van 25 medewerkers en een groepsfoto, op één dag op locatie. € 950 excl. btw.
Pakket Projecten: foto's van drie opgeleverde projecten. € 1.350 excl. btw.
Samen € 2.300 excl. btw. Met 21% btw (€ 483) is het totaal € 2.783.
Je kiest per medewerker één portret en uit de projectfoto's dertig beelden. Die bewerk ik. Extra bewerking reken ik af tegen € 85 per uur excl. btw. Je krijgt de foto's met gebruiksrecht voor website en social media. De helft betaal je bij opdracht, de helft na levering. Deze offerte is geldig tot 13 november 2026.
Ga je akkoord? Een mail terug is genoeg. Dan plan ik de opnamedag in.
Maarten Hofstra, bedrijfsfotografie voor het mkb, [adres, telefoon, e-mail]
Opvolgmail zonder context. Daarna vraagt Maarten om een opvolgmail:
Hallo,
Ik wilde even checken of u mijn offerte heeft ontvangen. Heeft u nog vragen?
Groet, Maarten
Opvolgmail met context. De AI kent de offerte en het gesprek:
Onderwerp: Offerte foto's: opnamedag op tijd voor jullie nieuwe website
Goedemiddag [naam],
Een paar dagen geleden stuurde ik je de offerte voor de teamportretten en projectfoto's. Jullie website moet in december live. Om op tijd te leveren plan ik de opnamedag uiterlijk eind november. Ik hoor daarom graag voor 13 november of je akkoord bent. Past een kort telefoontje deze week?
Maarten Hofstra
Wat er anders is:
- De vraag van de klant staat voorop.
- De prijs is een pakket met inhoud, met btw apart.
- De opvolgmail verwijst naar het gesprek en de datum.
- De toon is die van Maarten, niet die van een folder.
Hoe helpt een AI die je bedrijf kent bij een offerte?
Hij schrijft offerte en opvolgmail uit je eigen pakketten, tarieven, voorwaarden en stem. Jij geeft alleen de klant en het gesprek.
Keepstone maakt een tweede brein voor je eigen AI: een korte instructie en vijf bestanden over je bedrijf, je klanten, je tarieven, je werkwijze en je schrijfstijl.
Klanten staan in het brein standaard als rol en sector. Meer over klantgegevens en AI staat in de gids ChatGPT privacy voor zzp'ers.
Het brein werkt in ChatGPT, Claude, Gemini en Copilot. Bekijk een voorbeeldbrein
Eenmalig, geen abonnement, excl. btw. Geld terug zolang je interview nog niet begonnen is.
Stelt Keepstone je prijs vast of verstuurt het je offerte?
Nee. Keepstone stelt geen prijzen vast. Keepstone verstuurt niets.
Wat je aanbiedt, voor welke prijs en of de offerte weggaat, beslis je zelf.
Checklist: je offerte op één pagina
- Leg de vraag vast en beschrijf het werk als resultaat.
- Noem per onderdeel een prijs en het totaal.
- Zet betaling en geldigheidsdatum erbij.
- Lees de offerte na.
- Zet de opvolgdatum in je agenda.
Je volgende offerte begint bij wat je AI al weet.
Keepstone zorgt dat je AI je pakketten, tarieven, voorwaarden en stem kent. Je vult een formulier in, uploadt teksten die je al hebt en doet een interview. Keepstone streeft naar levering binnen één werkdag na je interview.
Start voor € 295Eenmalig, geen abonnement, excl. btw. Geld terug zolang je interview nog niet begonnen is.
Voor de offerte komt het eerste contact. Lees koude acquisitie als zzp'er.