ChatGPT und die DSGVO: was Selbstständige über Kundendaten wissen sollten
Du lässt ChatGPT ein Angebot oder eine Mail an einen Kunden schreiben. Mittendrin fragst du dich, ob der Name des Kunden da überhaupt hineingehört.
Kurze Antwort
Bei ChatGPT und der DSGVO geht es zuerst um eine Einstellung: ChatGPT kann deine Chats zum Training seiner Modelle nutzen, solange du "Das Modell für alle verbessern" nicht ausschaltest. Auch mit ausgeschalteter Einstellung lässt du Kundennamen besser weg. Was funktioniert: deiner KI den Kontext deiner Arbeit ohne Namen geben, mit Rolle und Branche statt Namen. Genau das macht Keepstone.
Nutzt ChatGPT deine Chats zum Training?
Das kann sein, solange "Das Modell für alle verbessern" eingeschaltet ist. Schaltest du es aus, nutzt OpenAI deine neuen Chats nicht mehr zum Training. Sie bleiben in deinem Verlauf.
Für eine heikle Frage gibt es temporäre Chats. Sie erscheinen nicht in deinem Verlauf und werden nicht zum Training genutzt. OpenAI bewahrt sie aus Sicherheitsgründen bis zu 30 Tage auf.
Achtung: Laut dem Hinweis beim Start folgt ChatGPT in einem temporären Chat deinen individuellen Hinweisen nicht. Ein Second Brain, das dort hinterlegt ist, wirkt in diesem Chat nicht.
Wie schaltest du das Training in ChatGPT aus?
Auf der Website:
- Klick auf dein Profilsymbol und wähle Einstellungen.
- Wähle Datenkontrollen.
- Schalte "Das Modell für alle verbessern" aus.
In der App ist der Weg gleich: Seitenmenü, dein Name, Einstellungen, Datenkontrollen. Laut OpenAI gilt die Einstellung für neue Chats.
Und Claude, Gemini und Copilot?
Auch bei Claude und Gemini kannst du das Training ausschalten. Sie unterscheiden sich darin, wie lange sie deine Chats aufbewahren. Bei Claude und Gemini stehen die Namen der Einstellungen so, wie sie in der englischen Version heißen.
Training und Aufbewahrung je KI, persönliches Konto (Stand 19. Oktober 2026)
| KI | Einstellung | Mit Training aus | Version für Unternehmen |
|---|---|---|---|
| ChatGPT | "Das Modell für alle verbessern" (Datenkontrollen) | Kein Training mit neuen Chats | Business, Enterprise, Edu: standardmäßig kein Training |
| Claude | "Help improve our AI models" (Settings, Privacy) | 30 Tage aufbewahrt (mit Training: bis zu fünf Jahre) | Claude for Work, Education und die API fallen nicht unter diese Regelung |
| Gemini | "Keep Activity" (Activity, Gemini Apps Activity) | Kein Training, außer du sendest Feedback, 72 Stunden aufbewahrt | Workspace: andere Bedingungen |
Bei Gemini lesen Prüfer, auch externe Dienstleister von Google, einen Teil deiner Chats, um Gemini zu verbessern, solange "Keep Activity" eingeschaltet ist. Gelesene Chats bewahrt Google bis zu drei Jahre auf, getrennt von deinem Konto. Auch mit ausgeschalteter Einstellung können Chats aus Sicherheitsgründen geprüft werden. Ist die Einstellung an, bewahrt Google deine Aktivität standardmäßig 18 Monate auf.
Copilot. In der neuen Copilot-App (seit 18. August 2026) steht unter Chateinstellungen, Datenkontrollen kein Schalter für das Modelltraining (geprüft am 19. Oktober 2026). Für die vorige Version der App schrieb Microsoft, dass es weder mit Arbeits- oder Schulkonten noch mit Copilot in Microsoft 365 Personal und Family trainiert. Für die neue App fehlt diese Angabe noch.
ChatGPT und DSGVO: was verlangt das Gesetz von dir?
Für die Daten deiner Kunden bleibst du verantwortlich, auch wenn du ChatGPT nutzt. Die DSGVO nennt das Datenminimierung: personenbezogene Daten müssen auf das für den Zweck notwendige Maß beschränkt sein (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO).
Die Datenschutzkonferenz der deutschen Aufsichtsbehörden empfiehlt in ihrer Orientierungshilfe zu KI und Datenschutz (Mai 2024), Einstellungen so zu wählen, dass deine Eingaben nicht zum Training genutzt werden.
Dieser Ratgeber ist keine Rechtsberatung. Bist du dir bei einem konkreten Fall unsicher, frag die Datenschutzaufsicht deines Bundeslands oder einen Anwalt.
Welche Kundendaten teilst du besser nicht?
Diese Angaben lässt du in einem normalen Chat mit deiner KI besser weg:
- Namen von Kunden und Ansprechpartnern
- E-Mail-Adressen und Telefonnummern
- Beträge oder Absprachen, die auf einen bestimmten Kunden hinweisen
- Gesundheitsdaten, auch wenn du Coach bist
- alles, was unter eine Vertraulichkeitsvereinbarung fällt
Was geht: Rolle und Branche eines Kunden ("ein Installationsbetrieb mit zwanzig Mitarbeitenden"), die Art des Auftrags, deine eigenen Preise und deine Arbeitsweise.
Hilft eine KI ohne Kundennamen noch?
Ohne Namen weiß deine KI nichts über deine Kunden. Sie antwortet allgemein, und du erklärst immer wieder, was du machst und was du verlangst.
Wer mehr hineinkopiert (alte Angebote, Mails, eine Kundenliste), holt die Namen sofort wieder hinein. Ein fester Kontext ohne Namen löst das.
Keepstone hält diesen Kontext einmal fest, für ChatGPT, Claude, Gemini oder Copilot.
Wie geht Keepstone mit Kundennamen um?
Keepstone baut ein Second Brain für deine eigene KI: eine kurze Anweisung und fünf Dateien über dein Unternehmen, deine Kunden, deine Preise, deine Arbeitsweise und deinen Schreibstil.
So geht Keepstone mit deinen Kundendaten um:
- Kundennamen, die du im Formular angibst, sowie E-Mail-Adressen und Telefonnummern werden durch Codes ersetzt, bevor die KI deine Dokumente liest.
- Deine Uploads werden gelöscht, sobald sie gelesen sind. Deine Antworten und der Entwurf werden bis 30 Tage nach der Lieferung aufbewahrt. Nur deine Rechnungsdaten werden 7 Jahre aufbewahrt, weil das Gesetz es verlangt.
- Im Second Brain stehen Kunden standardmäßig mit Rolle und Branche. Ein echter Name kommt nur hinein, wenn du das für den jeweiligen Kunden angibst.
- Hast du eine gesetzliche Schweigepflicht, kommen gar keine Namen hinein.
- Jeder Entwurf wird persönlich geprüft, bevor du ihn bekommst.
Der Auftragsverarbeitungsvertrag und die Liste der Unterauftragsverarbeiter stehen unter Datenschutz und AGB. Die Einrichtung kostet 295 € zzgl. MwSt., einmalig, ohne Abo. Sieh dir ein Beispiel an.
Was kann trotzdem durchrutschen?
Kein System erwischt jeden Namen. Ersetzt werden die Namen, die du im Formular angibst. Ein Name, der an anderer Stelle in einem Dokument steht, kann durchrutschen.
Was du selbst im Interview schreibst, wird nicht ersetzt. Deshalb bittet das Interview dich, keine Namen zu nennen. Es handelt sich also um Pseudonymisierung, nicht um Anonymisierung. Das steht auch im Auftragsverarbeitungsvertrag. Die Datenschutzkonferenz weist ebenfalls darauf hin, dass es regelmäßig nicht reicht, nur Namen und Anschriften zu entfernen.
Checkliste: ChatGPT mit Kundendaten nutzen
- Schalte das Training in der KI aus, die du nutzt (die neue Copilot-App hat keinen Schalter dafür).
- Nutze für eine heikle Frage einen temporären Chat.
- Lass Namen, Kontaktdaten und Gesundheitsdaten weg.
- Halte den Kontext deiner Arbeit einmal fest, ohne Namen.
- Prüfe, ob deine Datenschutzerklärung erwähnt, dass du KI-Werkzeuge nutzt (DSGVO, Informationspflicht).
Häufige Fragen
Ist ChatGPT DSGVO-konform?
Das hängt davon ab, was du eingibst. Für die Daten deiner Kunden bleibst du verantwortlich. Mit ausgeschaltetem Training und ohne Namen hältst du das Risiko klein.
Wie deaktiviere ich das Training in ChatGPT?
Unter Einstellungen, Datenkontrollen schaltest du "Das Modell für alle verbessern" aus. Das gilt für neue Chats.
Ist ChatGPT Plus datenschutzfreundlicher als die kostenlose Version?
Beim Training nicht. Für Plus gilt dieselbe Einstellung wie für die kostenlose Version. Erst bei Business, Enterprise und Edu trainiert OpenAI standardmäßig nicht mit deinem Arbeitsbereich.
Hör auf, dich ChatGPT zu erklären.
Deine KI kennt dein Unternehmen, mit deinen Kunden als Rolle und Branche. Keepstone strebt eine Lieferung innerhalb eines Werktags nach dem Interview an.
Für 295 € startenGeld zurück, solange dein Interview noch nicht begonnen hat.